Как работать с поручениями

Ставить задачи, сдавать работу, принимать её и видеть общую картину — без переписки в мессенджерах и без вопроса «а что там с той задачей?».

1. Зачем это нужно

Устная задача живёт ровно до первого спорного момента: через неделю никто не помнит ни точной формулировки, ни срока. «Сделал» на словах нечем проверить. А когда задачи расползлись по чатам, у руководителя нет общей картины — только ощущение, что где-то что-то горит.

В Вегонис у каждого поручения есть постоянный набор атрибутов:

• Постановщик
• Исполнитель
• Срок
• Результат с файлом
• История обсуждения

2. Кто есть кто

3. Главный экран

Набор вкладок зависит от роли.

Справа вверху — кнопка с микрофоном (постановка голосом) и кнопка «+» (постановка вручную). Внизу — поиск по названию или исполнителю.

Руководитель отдела

Если сотрудник руководит отделом, он видит поручения своего отдела и всех подотделов — в блоке «Задачи подчинённых» внизу экрана. Структура отделов задаётся в Настройки → Структура компании.

4. Почему фильтры на вкладках разные

Постановщику нужны детальные статусы — по ним видно, как идёт работа: сдали, вернули, ждёт приёмки. Исполнителю нужны простые: взял, сдал, закрыто. Поэтому наборы фильтров на вкладках не совпадают.

Это один и тот же список поручений, просто разные срезы. «На проверке» у исполнителя — то же самое, что «Ждёт приёмки» у постановщика.

5. Как поставить поручение

6. Карточка поручения

• Название, срок, статус — видно сразу в шапке
• Участники — постановщик, исполнитель, соисполнители отдельным блоком
• Результат работы — текст плюс файлы или фото
• Чек-лист — пункты можно добавлять по ходу
• Оценки ассистента — если ассистент подключён
• Обсуждение — вопросы, возражения, уточнения

Удалить поручение может только постановщик.

7. Встреча по поручению

Если по поручению нужно встретиться или созвониться — не заводите это отдельной задачей. Прямо из карточки поручения можно запланировать дело в календаре, и оно останется связанным с поручением.

Как запланировать

В карточке поручения есть блок «Встреча по поручению» с кнопкой «Запланировать дело». Нажмите её — откроется окно создания дела, уже наполовину заполненное:

• в участники подставлены все причастные к поручению — постановщик, исполнитель и все соисполнители;
• любого из них можно убрать из дела крестиком, если на встрече он не нужен;
• под полями времени видна занятость участников — свободные и занятые окна, чтобы подобрать время, когда все свободны.

Что происходит дальше

Тот, кто создал дело, автоматически считается согласным — отвечать на приглашение ему не нужно. Остальные участники подтверждают, придут ли: «Приду» или «Не смогу».

Когда время встречи прошло, поручение само оформляется на приёмку постановщику — с пометкой, что встреча проведена. Постановщик видит его в статусе «Ждёт приёмки» и штатно принимает или возвращает (если встреча не состоялась или нужно перенести). Поручение не закрывается автоматически — последнее слово за постановщиком.

В карточке поручения всё время видно, когда назначена встреча и её статус. Подробнее о самом календаре — в инструкции «Как работать с планировщиком».

8. Как сдать работу

1. Открыть поручение на вкладке «Мне поставлены»
2. Описать результат — что именно сделано
3. Приложить результат: документ, отчёт или фото
4. Отметить работу готовой — поручение уходит на приёмку

9. Статусы и жизненный цикл

Ещё два состояния возникают по ходу:

• В работе
• Просрочено
• С возвратами
• Ждёт приёмки
• Принято

Если вы не согласны с поручением

Напишите об этом в обсуждении. Отменить поручение или оставить — решает постановщик.

10. ИИ-ассистент

Ассистент подключается галкой при создании — на каждое поручение отдельно. Что он делает:

• следит за сроком поручения;
• пишет исполнителю напоминания прямо в чат поручения;
• при сдаче смотрит приложенные файлы и фото и решает: пропустить на приёмку или вернуть в работу;
• присылает постановщику сводку по тем поручениям, что требуют внимания.

Число возвратов на одно поручение задаётся в настройках. Когда лимит исчерпан, сданная работа идёт сразу постановщику на приёмку — принять или вернуть решает он сам.

11. Чек-листы

Нужны, когда задача состоит из нескольких шагов.

• Пункты добавляются в любой момент — и при постановке, и по ходу работы.
• Отмеченный пункт зачёркивается, рядом остаётся подпись: кто отметил, дата и время.
• Ненужный пункт удаляется крестиком справа.
• Сразу видно, на каком шаге работа встала.

Чек-лист не обязателен: короткие поручения обходятся без него. В поручениях из 1С чек-лист приходит уже готовым — система сама расписывает порядок действий.

12. Сводка и уведомления

• Четыре счётчика — в работе, просрочено, возвраты, принято.
• Требуют внимания — конкретные поручения с причиной и фамилией исполнителя.
• По сотрудникам — у кого сколько в работе, просрочено и принято.

13. Поручения из 1С

Вегонис проверяет заказы в вашей базе, находит проблемные и сам ставит поручение — с порядком действий и чек-листом. Выглядит и работает оно так же, как ручное. Отличия:

	Ручное поручение	Поручение из 1С
Кто ставит	Человек	Система
Кто принимает	Постановщик	Система — по документам
Срок	Обязателен при постановке	Срока нет: система считает дни с постановки и подсвечивает их исполнителю и руководителю
Статусы	В работе · Просрочено · С возвратами · Ждёт приёмки · Принято	В работе · Завершено
Можно оспорить	Да — через обсуждение, решает постановщик	Нет — всё проверяется по документам

14. Настройки

Настройки меняют только главный аккаунт и администраторы. Сотрудник в них не заходит.

Настройки → Контроль поручений

Про ручные поручения.

• Подключать ассистента к новым поручениям по умолчанию.
• Сколько раз ассистент вернёт поручение на доработку, прежде чем передать вопрос вам.
• Это только значение по умолчанию — на конкретном поручении галку можно снять.

Настройки → Контроль заказов

Про поручения из 1С.

• Сколько заказов проверять (до 500).
• Сортировка: по сумме или по дате.
• Как часто обходить заказы.
• Автообход по расписанию — или проверка вручную кнопкой «Запустить обход».

15. Первая неделя

1. Завести аккаунты сотрудникам и задать структуру компании.
2. Поставить одно поручение вручную — пройти весь путь целиком.
3. Поставить одно голосом.
4. Сдать работу с приложенным файлом или фото и принять её.
5. Решить, подключать ли ассистента по умолчанию.
6. Раз в день открывать «Сводку».

Чего-то не хватает — доработаем бесплатно

Вегонис дорабатывается под реальные задачи клиентов. Если нужной функции нет — напишите, мы её сделаем. В письме опишите:

• какую задачу решаете и что нужно получить в итоге;
• что сейчас приходится делать руками;
• как было бы удобно — вариант необязательно готовый.

support@vegonis.ru