Как работать с планировщиком

Встречи и звонки в общем календаре: назначить время, позвать участников, увидеть, кто занят, и не забыть о деле благодаря напоминанию.

1. Зачем это нужно

Планировщик — это календарь встреч и звонков внутри Вегониса. Он нужен, чтобы назначать время, когда в деле участвует несколько человек, и всем было видно, кто когда занят.

Главное отличие от заметки в телефоне: дело видят все участники, каждый отвечает, придёт ли, а перед встречей приходит напоминание. И если дело связано с поручением — оно автоматически доводит поручение до приёмки.

• Назначить встречу или звонок на конкретное время.
• Позвать участников и увидеть их занятость, чтобы не попасть на занятое окно.
• Каждый участник отвечает: придёт или нет.
• Получить напоминание перед началом.

2. Главный экран

Открывается с нижней панели — вкладка «Планировщик». Наверху — заголовок и счётчик дел, справа кнопка «+» для нового дела. Ниже — фильтры Все / Встречи / Звонки и список дел.

Каждое дело в списке — это карточка: тип (встреча или звонок), название, дата и время, место, участники и короткая сводка ответов вида «2 из 3 приняли». Отменённые дела показаны приглушённо.

• Встреча
• Звонок

3. Как создать дело

Нажмите «+». В открывшемся окне заполните:

• Тип — встреча или звонок.
• Название — коротко, о чём дело.
• Начало — дата и время. Конец подставляется сам — на час позже начала; при необходимости поправьте вручную.
• Весь день — если у дела нет точного времени.
• Место — адрес, переговорка или ссылка на созвон.
• Участники — сотрудники из списка, а для встречи можно добавить и внешнего гостя (имя и контакт).
• Описание, вложения, напоминание, важное — по необходимости.

4. Участники и ответы

Тот, кто создал дело, автоматически считается согласным — его отвечать не просят. Всем остальным участникам приходит приглашение, и каждый отвечает одним из двух вариантов:

• Приду
• Не смогу

После ответа кнопки пропадают — виден только выбранный ответ. В карточке дела и в его деталях всё время видно сводку: сколько участников из скольких уже приняли приглашение.

5. Занятость участников

Под полями времени в окне создания показана занятость выбранных участников — строка на каждого, а по горизонтали часы рабочего дня. Занятые интервалы закрашены, свободные — пустые.

Выбранное вами время подсвечено рамкой прямо на этой сетке. Двигаете поля начала и конца — рамка едет следом. Так видно с одного взгляда, попадаете ли вы на чьё-то занятое окно.

• Если все участники в выбранное время свободны — под сеткой зелёная строка «все свободны».
• Если кто-то занят — жёлтое предупреждение с именем и временем. Это не запрет: назначить всё равно можно, если вы уверены.

6. Напоминания

В окне создания есть поле «Напоминание». Можно выбрать готовый вариант — за 10 минут, за 30 минут, за час, за сутки — или пункт «В своё время» и указать точную дату и время, когда напомнить.

В назначенный момент всем участникам дела приходит напоминание. Каждому — в его часовом поясе.

7. Изменить, отменить, вернуть

В деталях дела есть кнопки действий.

Изменить

Открывает то же окно с заполненными полями. Так переносят время — не нужно создавать дело заново. Если вы поменяли время, всем участникам приходит уведомление о переносе, а их ответы сбрасываются: каждый заново подтверждает, придёт ли в новое время.

Отменить дело

Переводит дело в статус «Отменено» — оно не удаляется, остаётся в списке приглушённым, участники получают уведомление об отмене.

Вернуть в активные

У отменённого дела вместо «Изменить» и «Отменить» появляется кнопка «Вернуть в активные». Дело возвращается в то же состояние, в котором было до отмены, участники снова получают уведомление.

8. Дело из поручения

Встречу можно запланировать прямо из карточки поручения — кнопкой «Запланировать дело». Тогда дело останется связанным с поручением, и есть несколько отличий от обычного.

• В участники сразу подставляются все причастные к поручению — постановщик, исполнитель и все соисполнители. Любого можно убрать.
• Их занятость сразу видна в сетке — удобно подобрать общее время.
• Когда время встречи прошло, поручение само оформляется на приёмку постановщику — с пометкой, что встреча проведена.

Поручение не закрывается само — постановщик видит его как «Ждёт приёмки» и принимает или возвращает. Подробнее — в инструкции «Как работать с поручениями».

9. Уведомления

Участники получают уведомления о ключевых событиях дела — в колокольчик и, если включены, в push. Нажатие на уведомление открывает само дело.

Событие	Кто получит
Создано дело	Все участники, кроме создателя
Участник ответил	Создатель дела
Перенос времени	Все участники (ответы сбрасываются)
Отмена и возврат	Все участники
Напоминание	Все участники

Внешним гостям уведомления не приходят — у них нет аккаунта.

10. Работа без интернета

Планировщик работает и без связи. Если создать дело или ответить на приглашение офлайн, действие сохраняется на устройстве и отправляется автоматически, как только интернет появится.

• Созданное офлайн дело сразу видно в списке с пометкой «Создаётся…».
• Наверху показывается, что вы офлайн и дела уйдут при появлении сети.
• Когда связь вернётся — дело отправляется, пометка снимается. Повторной отправки и дублей не будет.

11. С чего начать

1. Создайте пробную встречу с одним-двумя участниками — посмотрите, как выглядит их занятость.
2. Поставьте напоминание «за 10 минут» и дождитесь его.
3. Ответьте на приглашение под другим сотрудником — увидите, как меняется сводка.
4. Запланируйте встречу из поручения — пройдите путь до приёмки.
5. Попробуйте перенести время и отменить дело — посмотрите на уведомления.

Чего-то не хватает — доработаем бесплатно

Вегонис дорабатывается под реальные задачи клиентов. Если нужной функции нет — напишите, мы её сделаем. В письме опишите:

• какую задачу решаете и что нужно получить в итоге;
• что сейчас приходится делать руками;
• как было бы удобно — вариант необязательно готовый.

support@vegonis.ru